ANALISIS PEKERJAAN

BAB 3.0:  ANALISIS PEKERJAAN

3.1       PENGENALAN

Analisis pekerjaaan merupakan fungsi asas dalam pengurusan sumber manusia organisasi. Adalah menjadi tugas utama pengurus sumber manusia untuk memastikan pekerja yang digaji oleh organisasi memiliki kemahiran penting yang diperlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan yang dijawat. Terdapat beberapa istilah penting yang perlu difahami terlebih dahulu sebelum melihat kepada proses dan teknik yang terlibat dalam analisis pekerjaan itu sendiri. Beberapa definisi analisis pekerjaan akan dikemukakan di sini.

3.2       DEFINISI ANALISIS PEKERJAAN

Analisis pekerjaan merupakan satu proses yang sistematik bertujuan untuk mengutip maklumat berkaitan aspek kerja yang penting bagi sesuatu pekerjaan (Ivencevich, 1995). DeCenzo dan Robbins (1996) pula mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai satu proses untuk mendalami aktiviti yang terdapat dalam sesuatu pekerjaan secara sistematik. Proses ini melibatkan prosedur teknikal yang digunakan untuk menjelaskan tugas, tanggungjawab, dan kewajipan sesuatu pekerjaan. Ia bertujuan untuk mengenalpasti dan menjelaskan dengan tepat apa yang berlaku dalam sesuatu pekerjaan dan tugasan, serta melihat kepada pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.

Definisi terakhir yang menyeluruh dikemukakan oleh Heneman dan Judge (2000) di mana analisis pekerjaan didefinisikan sebagai proses mempelajari pekerjaan untuk memperolehi, menganalisis, mensintesis dan melapor maklumat tentang keperluan pekerjaan dan ganjaran-ganjaran  yang berkaitan dengan pekerjaan. Definisi terakhir ini memperlihatkan analisis pekerjaan sebagai proses yang menyeluruh dan bukan hanya sekadar suatu kaedah atau teknik yang spesifik. Bagaimanapun, secara umumnya, wujud persetujuan bahawa analisis pekerjaan merupakan langkah paling asas dalam sesuatu aktiviti dan fungsi pengurusan sumber manusai organisasi.

Jadual 3.1 : Istilah dan definisi yang biasa digunakan dalam menjelaskan pekerjaan

ISTILAH	DEFINISI
Keluarga Pekerjaan	Merupakan sekumpulan pekerjaan, biasanya ditentukan berdasarkan fungsi seperti pengeluaran, kewangan, sumber manusia dan lain-lain
Kategori pekerjaan	Merupakan sekumpulan pekerjaan, biasanya ditentukan menurut nama pekerjaan seperti pengurusan, jualan, perkeranian, penyelenggaraan, di dalam sesuatu keluarga kerja atau merentasi keluarga kerja
Pekerjaan	Merupakan sekumpulan jawatan yang serupa dari segi tugas-tugas dan dimensi tugas.
Jawatan	Merupakan sekumpulan tugas/dimensi yang merangkumi keseluruhan tugasan kerja bagi setiap individu pekerja.
Dimensi Tugas	Merupakan sekumpulan tugas yang sama jenis di mana biasanya dirujuk sebagai bidang tanggungjwab.
Tugas	Merupakan sekumpulan elemen bagi membentuk aktiviti kerja yang boleh dikenalpasti di mana langkah-langkah yang wajar dan logik diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan.
Elemen	Merupakan unit terkecil di mana kerja boleh dibahagikan.
Diskripsi Pekerjaan	Merupakan produk asas yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan yang berupa ringkasan dalam bentuk bertulis tentang sesuatu tugas dan tanggungjawab dalam pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan	Merupakan penjelasan secara bertulis tentang pengetahuan, kemahiran, kebolehan dan lain-lain ciri  yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan secara efektif.

3.2.1    Tujuan Melakukan Analisis Pekerjaan

Data yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan mempunyai kesan yang besar ke atas semua fungsi dalam pengurusan sumber manusia. Misalnya, sebelum sesuatu aktiviti perekrutan dijalankan, terlebih dahulu pekerjaan yang hendak ditawarkan ditentukan kategorinya, dimensi tugas, bidang tanggungjawab, kelayakan bakal penjawat serta peruntukan ganjaran yang sesuai. Setiap pekerjaan juga memerlukan tahap kemahiran, pengetahuan dan keupayaan yang berbeza. Tanpa analisis pekerjaan, semua maklumat ini tidak mungkin diperolehi. Oleh itu analisis pekerjaan bertujuan untuk mendapatkan jawapan kepada beberapa jawapan kepada persoalan penting seperti berikut:

1. Apakah tugasan fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja?
2. Bilakah kerja perlu disiapkan?
3. Tahap manakah kerja perlu dicapai?
4. Bagaimana pekerja melakukan kerja?
5. Kenapa kerja tersebut dilakukan?
6. Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja?

Analisis pekerjaan juga menyediakan ringkasan tugasan kerja dan tanggungjawab, menyatakan perkaitan antara kerja-kerja lain, menjelaskan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dan suasana persekitaran kerja. Analisis pekerjaan dilakukan dalam tiga keadaan iaitu:

1. Semasa organisasi mula ditubuhkan dan program analisis pekerjaan dicetuskan untuk pertama kali
2. Apabila kerja baru mula diperkenalkan
3. Apabila kerja berubah secara signifikan disebabkan perubahan teknologi, kaedah dan prosedur atau sistem serta disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi.

Bagaimanapun, kebiasaannya analisis pekerjaan dilakukan kerana perubahan dalam sifat pekerjaan itu sendiri. Maklumat analisis pekerjaan kemudiannya digunakan untuk menyediakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

3.2.2    Kegunaan Analisis Pekerjaan

Sebagaimana yang disebutkan di atas, analisis pekerjaan adalah merupakan alat asas dalam pengurusan sumber manusia dan impaknya ke atas fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia organisasi adalah besar. Gambarajah 3.2 menunjukkan bagaimana data daripada analisis pekerjaan memberi kesan ke atas pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia organisasi.

Sebagaimana yang ditunjukkan dalam gambarajah 3.2, data analisis pekerjaan digunakan untuk tujuan perancangan sumber manusia, perekrutan dan pemilihan, pembangunan sumber manusia, penilaian prestasi, pampasan dan faedah, keselamatan dan kesihatan, perhubungan pekerja, penyelidikan sumber manusia dan pekerjaan seimbang. Bagi perancangan sumber manusia misalnya, dengan hanya mengetahui bahawa organisasi memerlukan seramai 500 orang pekerja untuk menghasilkan perkhidmatan atau memberi perkhidmatan kepada pelanggan adalah tidak memadai. Setiap pekerjaan memerlukan pengetahuan, kemahiran, dan tahap kebolehan dan keupayaan yang berbeza. Jelaslah di sini bahawa perancangan sumber manusia organisasi haruslah mengambilkira keperluan pekerjaan dan maklumat ini boleh diperolehi daripada data analisis pekerjaan.

Perekrutan dan pemilihan pula akan menjadi tidak tersusun jika perekrut tidak memahami kelayakan yang diperlukan oleh calon-calon untuk melakukan sesuatu pekerjaan tertentu. Tanpa deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang terkini, pekerja-pekerja akan direkrut dan dipilih tanpa garis panduan yang jelas. Ini akan memberi kesan ke atas usaha memadankan di antara penawat jawatan agar keserasian berlaku.

Di samping itu, maklumat spesifikasi pekerjaan adalah penting untuk mengenalpasti keperluan sumber manusia. Jika sekiranya spesifikasi mencadangkan agar sesuatu pekerjaan memerlukan pegetahuan, kemahiran dan kebolehan yang tertentu, sedangkan calon yang menjawat jawatan tersebut tidak memiliki kesemua syarat  spesifikasi yang telah ditetapkan, maka latihan dan pembangunan adalah sesuai untuk mereka. Latihan dan pembangunan yang dijalankan mestilah dapat membantu pekerja membantu pekerja melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dinyatakan dalam deskripsi kerja. Di samping itu, latihan dan pembangunan juga dapat menyediakan pekerja ke arah melengkapkan diri mereka dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan bagi tujuan kenaikan pangkat  ke jawatan yang lebih tinggi.

Dari aspek penilaian prestasi, pekerja perlulah dinilai pencapaian mereka dengan mengambil kira sejauh manakah mereka telah mencapai standard prestasi dalam tugas dan tanggungjawab sebagaimana yang telah dijelaskan dalam deskripsi kerja. Sekiranya majikan menilai pekerja tanpa berasaskan faktor–faktor atau kriteria–kriteria yang telah deskripsi kerja, maka majikan adalah terdedah kepada kemungkinan berlaku diskriminasi terhadap pekerja.

Dalam pampasan dan pemberian faedah pula, nilai relatif sesuatu kerja kepada organisasi mestilah ditetapkan terlebih dahulu sebelum nilai ringgit diletakkan ke atas sesuatu pekerjaan. Semakin signifikan sesuatu pekerjaan itu, maka makin tinggi nilai relatif pekerjaan tersebut secara relatifnya. Misalnya, pekerjaan yang memerlukan lebih pengetahuan, kemahiran dan kebolehan perlulah dinilai lebih tinggi. Pemegang ijazah sarjana pula adalah menerima lebih upah berbanding pemegang diploma.

Data yang dikumpul dalam analisis pekerjaan juga penting untuk mengenalpasti aspek kesihatan dan keselamatan pekerja atau tidak. Ini perlu dijelaskan dalam deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Di samping itu juga, pekerjaan yang terdedah kepada bahaya misalnya, pekerja yang terdedah pada habuk, bahan kimia, dan radioaktif perlu dimaklumkan tentang bahaya bahan-bahan tersebut dan memastikan mereka mengambil langkah keselamatan yang ditetapkan oleh organisasi sebelum melakukan sesuatu pekerjaan bagi mengelakkan kejadian yang tidak diingini di tempat kerja.

Data yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan juga penting kepada perhubungan majikan dan pekerja. Misalnya, apabila pekerja dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat, dipindahkan atau diturunkan pangkat, maka deskripsi pekerjaan boleh dijadikan alat untuk membandingkan bakat pekerja tidak kira sama ada organisasi yang ada kesatuan atau tidak. Perbandingan yang bersifat lebih objektif ini akan mewujudkan hubungan yang lebih harmoni di antara majikan dan pekerja.

Begitu juga untuk tujuan menjalankan penyelidikan sumber manusia, data yang dikumpul daripada analisis pekerjaan dapat membantu penyelidik mengenalpasti titik permulaan penyelidikan. Misalnya, pengurus sumber manusia cuba untuk mengenalpasti faktor-faktor yang dapat membezakan di antara pekerja yang berjaya dan kurang berjaya. Untuk membantu pengurus membuat keputusan yang lebih objektif, maka pengurus perlu melihat kepada deskripsi dan spesifikasi pekerjaan seseorang pekerja yang berada pada kategori yang sama.

Analisis pekerjaan yang dilakukan juga memberi implikasi penting terhadap aspek perundangan yang berkaitan dengan praktis dan amalan dalam pekerjaan. Data analisis pekerjaan diperlukan untuk mempertahankan keputusan berhubung isu kenaikan pangkat, pertukaran dan penurunan pangkat misalnya.

Dalam praktis, kesemua fungsi-fungsi yang dibincangkan di atas adalah saling berkaitan antara satu sama lain. Analisis pekerjaan juga menyediakan asas untuk menghubungkan bahagian-bahagian fungsian yang berbeza dan merupakan asas untuk menghubungkan program sumber manusia yang baik.

3.3       DESKRIPSI PEKERJAAN

Maklumat yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan adalah penting untuk tujuan pembentukan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan ialah dokumen bertulis yang mengenalpasti, menjelaskan dan menghuraikan sesuatu pekerjaan dari segi tugas dan tanggungjawab. Deskripsi pekerjaan hendaklah relevan dan tepat. Ia perlu menyatakan dengan jelas apa yang pekerja perlu lakukan dalam pekerjaan mereka, bagaimana melakukan pekerjaan tersebut dan keadaan di mana tanggungjawab tersebut dilaksanakan.

Di antara perkara-perkara yang biasanya dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan ialah:

·         tanggungjawab utama yang dijalankan,

·         peratus masa yang diperuntukkan utuk setiap tanggungjawab,

·         piawaian prestasi yang mesti dicapai,

·         keadaan pekerjaan dan kemungkinan bahaya,

·         bilangan pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut,

·         kepada siapa mereka perlu laporkan serta

·         mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan tersebut.

Berikut adalah beberapa bahagian penting yang terdapat dalam kebanyakan deskripsi pekerjaan.

v  Pengenalan Pekerjaan

Elemen-elemen yang terdapat dalam bahagian ini termasuklah nama pekerjaan, jabatan, sistem pelaporan, dan nombor pekerjaan atau kod pekerjaan. Nama kerja yang diberikan kepada sesuatu pekerjaan mestilah mampu menggambarkan sifat dan kandungan sesuatu pekerjaan dan boleh dibezakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain. Bagaimanapun, wujud keadaan di mana nama sesuatu kerja tidak menggambarkan pekerjaan sebenar yang dilakukan. Misalnya, ada organisasi yag meletakkan nama jawatan dalam iklan pekerjaan sebagai ‘Setiausaha Eksekutif’ sedangkan jawatan ini hanyalah jawatan kerani yang bergaji tinggi.

Bagi memastikan keseragaman dalam memlilih nama pekerjaan, satu sumber yag dikenali sebagai Dictionary of Occupational Titles (DOT) boleh digunakan sebagai panduan. DOT ini mengandungi duti pekerjaan yang seragam dan komprehensif dan maklumat yang berkaitan bagi lebih daripada 200,000 pekerjaan. DOT dapat membantu majikan memadankan secara lebih tepat keperluan pekerjaan dengan kemahiran pekerja.

v  Tarikh Analisis Pekerjaan

Tarikh analisis pekerjaan diletakkan di atas deskripsi pekerjaan bagi membantu mengenal pasti perubahan kerja yang menyebabkan sesuatu deskripsi pekerjaan menjadi lapuk. Sesetengah organisasi meletakkan tarikh lupus ke atas dokumen deskripsi pekerjaan. Amalan ini akan memastikan semakan semula terhadap kandungan kerja yang dilakukan dan meminimakan bilangan deskripsi pekerjaan yang sudah lapuk.

v  Ringkasan Pekerjaan

Ringkasan pekerjaan menyediakan pandangan menyeluruh terhadap pekerjaan. Ia biasanya merupakan satu langkau baris pendek yang menjelaskan kandungan kerja.

v  Tanggungjawab yang dilaksanakan

Bahagian badan atau isi deskripsi pekerjaan biasanya memasukkan tanggungjawab utama yang perlu dilakukan. Ia menjelaskan apa yang dilakukan dalam pekerjaan, bagaimana melakukannya dan mengapa melakukannya. Biasanya satu perkataan yang bermula dengan kata kerja seperti menerima, melaksanakan, membangunkan atau membariskan digunakan untuk menjelaskan setiap tanggungjawab.

3.4       SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi  pekerjaan merupakan dokumen yang mengandungi kelayakan minima yang perlu dimiliki calon-calon bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan. Maklumat yang terkandung dalam spesifikasi pekerjaan biasanya tergolong dalam tiga kategori berikut, iaitu:

v  Kelayakan umum seperti pengalaman kerja dan latihan.

v  Keperluan pendidikan termasuklah kolej, universiti atau pendidikan vokasional dan teknikal.

v  Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan.

Spesifikasi pekerjaan perlulah berpadanan dengan keperluan sesuatu pekerjaan. Oleh itu adalah penting untuk memasukkan kelayakan yang jelas hubungkaitnya dengan prestai pekerjaan sahaja. Kelayakan yang melebihi keperluan pekerjaan serta tidak penting dalam membantu meningkatkan prestasi pekerjaan seperti keperluan tahap pendidikan yang tidak munasabah tidak perlu dinyatakan. Bagaimanapun, telah menjadi trend hari ini di mana deskripsi dan spesifikasi pekerjaan ditulis dalam skop yang meluas bagi memenuhi keperluan inovasi teknologi dan pasukan kerja terurus kendiri. Misalnya, kaedah pengilangan berkonsep ‘just in time’ telah berupaya meningkatkan keuntungan dengan cara menghapuskan sistem lama yang menyimpan  banyak inventori di kilang, sebaliknya sistem baru ini hanya mengeluarkan barangan apabila ianya diperlukan sahaja. Bagaimanapun sistem baru ini memerlukan pekerja melakukan tugas yang meluas dan pelbagai bagi menangani tugas dan tanggungjawab yang sentiasa berubah-ubah. Oleh itu, deskripsi pekerjaan juga perlu memasukkan apa sahaja yang dirasakan perlu dilakukan oleh pekerja dalam pekerjaannya. Deskripsi pekerjaan yang luas skopnya ini secara langsung memberi kesan ke atas spesifikasi pekerjaan. Dalam praktis, spesifikasi pekerjaan yang biasanya  dimasukkan sebagai bahagian utama bagi sesuatu deskripsi pekerjaan.

Selepas sesuatu pekerjaan dianalisis dan deskripsi ditulis, hasilnya perlu disemak dengan penyelia dan pekerja bagi memastikan ianya tepat, jelas dan boleh difahami. Cara ini juga dapat memastikan pekerja dapat menerima analisis yang dilakukan.

Jadual 3.3 menunjukkan contoh kombinasi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan bagi jawatan pakar pemulihan kanak-kanak kurang upaya.

Unit Fungsian Pemulihan Kanak-Kanak Nama Pekerjaan : Pakar Pemulihan Tarikh : 12/05/2003

RINGKASAN PEKERJAAN Bekerja dengan kanak-kanak kurang upaya serta keluarga mereka untuk mengenalpasti pembangunan kekuatan dan kelemahan, membangunkan pelan pemulihan, menyampaikan dan melakukan koordinasi aktiviti pemulihan dan menilai berdasarkan keberkesanan pelan dan aktiviti pemulihan yang dijalankan. DIMENSI PRESTASI DAN TUGASAN                           PERUNTUKAN MASA(%) Penafsiran                                                                                                10% Mentadbir imbasan motor secara formal dan tidak formal dan menilai instrumen untuk mengendalikan penafsiran. Lakukan penafsiran untuk mengenalpasti bahagian yang kuat dan diperlukan. Perancangan                                                                                             25% Bekerjasama dengan keluarga kanak-kanak kurang upaya serta lain-lain pihak yang terlibat untuk membangunkan pelan pemulihan yang memenuhi keperluan peribadi setiap keluarga yang terlibat. Penyampaian                                                                                             Mengendalikan aktiviti pembinaan motor secara individu dan dalam kumpulan kecil bersama kanak-kanak dan keluarga mereka. Bekerjasama dengan lain-lain ahli staf dan professional daripada agensi komuniti bagi mendapatkan sumber dan bantuan tertentu. Penilaian                                                                                                    15% Memerhati, mentafsir dan membuat laporan ke atas pelanggan untuk mengawasi perkembangan individu. Tulis laporan penilaian bagi tujuan membangunkan strategi perawatan dan program pemulihan baru. SPESIFIKASI PEKERJAAN 1. Lesen          :   Lesen untuk mengamal terapi fizikal 2. Pendidikan  :  B. Sc. Dalam terapi fizikal atau terapi pekerjaan diperlukan. M. Sc.                  diutamakan. 3. Pengalaman : 1 tahun pengalaman bekerja dengan kanak-kanak kurang upaya serta keluarga mereka. 4. Kemahiran   : Pendengar yang baik, dan kemahiran interaksi dengan orang lain (kanak-kanak, keluarga mereka, rakan sekerja dan komuniti); membangunkan pelan rawatan dan mengorganisasi dan menulis laporan. Konteks Pekerjaan: Dalaman, pejabat, pakaian seragam, dan persekitaran kerja bebas bahaya.

KESIMPULAN

Sesuatu pekerjaan terdiri daripada sekumpulan tugas yang mesti dilaksanakan oleh organisasi bagi mencapai matlamatnya. Untuk mengenalpasti tugas, tanggungjawab, dan kemahiran yang diperlukan bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan, suatu proses yang sistematik diperlukan iaitu analisis pekerjaan. Dalam konteks pengurusan sumber manusia, analisis pekerjaan merupakan alat asas dalam menentukan program sumber manusia yang berkesan.

Hasil analisis pekerjaan ialah dua dokumen yang penting iaitu deskripsi pekerjaan yang menyatakan secara spesifik tugas dan tanggungjawab dalam sesuatu pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang merupakan dokumen bertulis yang menghuraikan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang mesti dimiliki oleh seseorang individu untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dengan baik.

Terdapat pelbagai kaedah dan teknik yang boleh digunakan unruk mendapatkan maklumat pekerjaan. Penganalisis kerja boleh menggunakan borang soal selidik, pemerhatian secara langsung, menyemak catatan buku log, atau diari pekerja, menemuduga pekerja dan penyelia atau menggunakan kombinasi kaedah-kaedah yang ada bagi memastikan ketepatan maklumat pekerjaan. Analisis pekerjaan tidak boleh dipandang ringan kerana ia mempunyai hubungan langsung dengan kesemua aktiviti dalam program pengurusan sumber manusia. Analisis pekerjaan yang baik boleh menentukan keberkesanan organisasi secara keseluruhannya, begitu juga sebaliknya.