PENILAIAN PRESTASI

BAB 8: PENILAIAN PRESTASI

8.1       PENGENALAN

Pengurusan prestasi merupakan satu aktiviti pengurusan yang rumit, tetapi amat penting bagi pengurusan yang berkesan. Penilaian prestasi perlu dijalankan kerana ia menghasilkan pelbagai maklumat tentang pekerja yang boleh digunakan untuk tujuan kenaikan pangkat atau gaji. Selain daripada itu, maklumat yang didapati juga boleh digunakan untuk memperbaiki kelemahan pekerja dan membantu membangunkan kerjaya mereka. Dalam bab ini, kita akan membincangkan tentang kepentingan penilaian prestasi, sebab-sebab kegagalan dalam pelaksanaannya, proses penilaian prestasi dan cara untuk membentuk penilaian yanng berkesan.

8.2       DEFINISI PENILAIAN PRESTASI

Menurut Kamus Dewan, prestasi bermaksud pencapaian atau hasil yang telah diperolehi. Oleh itu, dalam aspek pengurusan sumber manusia, penilaian prestasi boleh membawa maksud  penilaian pencapaian pekerja ataupun penilaian hasil kerja berdasarkan paiwaian yang telah ditetapkan.  Byars dan Rue (2000) pula mendefinisikan penilaian prestasi sebagai satu proses untuk menentukan dan menyampaikan kepada pekerja tahap prestasi mereka dan secara idealnya membentuk perancangan untuk penambahbaikan.

8.3       TUJUAN PENILAIAN PRESTASI:

1. Untuk meningkatkan keberkesanan dan produktiviti organisasi.  Secara spesifiknya adalah untuk memberitahu pekerja tentang kedudukan mereka dalam organisasi.
2. Untuk memberi peluang kepada pekerja membincangkan tentang prestasi dan piawaian prestasi dengan penyelia mereka secara berkala. ( Penilaian pestasi membuka jalan kepada pekerja untuk mendapatkan maklumat tentanng diri mereka, terutama sekali tentang kekuatan dan kelemahan mereka serta peluang yang terbuka untuk mereka)
3. Menyediakan satu cara untuk penyelia mengenalpasti kekuatan & kelemahan pekerja.
4. Menyediakn satu format yang membolehkan penyelia mencadangkan program khusus untuk membantu meningkatkan  prestasi pekerja.
5. Menyediakan satu asas yang boleh digunakan untuk cadangan kenaikan ataupun pangkat. Ini adalah sangat penting bagi organisasi yang mahu mengaitkan kenaikan gaji pekerja dengan prestasi pekerja.

8.4       SEBAB-SEBAB KEGAGALAN DALAM PELAKSANAANNYA

►   Pengurus tidak mempunyai maklumat yanng mencukupi tentang prestasi sebenar pekerja.

►   Piawaian yang digunakan untuk menilai pekerja adalah tidak jelas.

►   Pengurus tidak serius semasa membuat penilaian.

►   Pengurus tidak bersedia untuk melaksanakan temubual prestasi dengan pekerja.

►   Pengurus tidak jujur semasa membuat penilaian.

►   Pengurus tidak mempunyai kemahiran membuat penilaian.

►   Pekerja tidak diberi maklumbalas  prestasi secara berterusan.

►   Organisasi tidak mempunyai sumber yg cukup untuk menganjari prestasi yang baik.

►   Perbincangan tentang pembangunan pekerja yang kurang berkesan.

►   Pengurus menggunakan bahasa yang tidak jelas semasa proses penilaian.

8.5       PROSES PENILAIAN PRESTASI

§     Membentuk piawaian prestasi

Di dalam penilaian prestasi, suatu piawaian perlu dibentuk dan diterangkan kepada pekerja. Piawaian perlulah dibentuk berasaskan keperluan pekerjaan dengan menterjemahkan matlamat dan objektif organisasi menjadi keperluan pekerjaan dengan menentukan tahap prestasi yang boleh dan tidak boleh diterima. Oleh yang demikian, terdapat empat perkara yang perlu dipertimbangkan dalam membentuk piawaian prestasi iaitu kaitan strategi, kekurangan kriteria, pencemaran kriteria dan kebolehpercayaan.

1. Kaitan strategik bermaksud piawaian yang dibentuk mestilah dikaitkan dengan objektif strategik organisasi. Contohnya, sekiranya organisasi mempunyai objektif strategik untuk meningkatkan kualiti dengan memperkenalkan program TQM, maka objektif ini perlulah diterjemahkan menjadi piawaian prestasi untuk pekerja.

2. Perkara kedua yang perlu dipertimbangkan adalah tahap di mana sesuatu piawaian yang dibentuk itu mengambil kira kesemua tanggungjawab seseorang pekerja. Sekiranya piawaian prestasi hanya mengukur satu aspek sahaja, maka berlakulah kekurangan kriteria. Contohnya, bagi pekerjaan sebagai jurujual, penilaian prestasi hanya mengukur kriteria jumlah jualan tanpa mengira kepuasan pelanggan dan sebagainya.

3. Selain daripada  kekurangan kriteria, pencemaran kriteria juga boleh berlaku kerana bagi sesuatu pekerjaan terdapat pelbagai perkara yang diluar kawalan pekerja, tetapi boleh mempengaruhi prestasi mereka. Contohnya prestasi kerja operator pengeluaran mungkin dipengaruhi oleh jenis mesin yang digunakan untuk melaksanakan tugasnya. Sekiranya beliau menggunakan mesin yang sudah lama dan sering  rosak, prestasinya mungkin tidak sebaik prestasi pekerja lain yang menggunakan mesin yang masih baru. Faktor mesin ini menjadi pencemar kepada prestasi pekerja operator pengeluaran.

4. Akhir sekali adalah faktor kebolehpercayaan. Seperti mana yang telah dibincangkan sebelum ini kebolehpercayaan bermaksud kestabilan dan konsistensi. Di sini, kebolehpercayaan bermaksud, setakat mana seseorang individu mengekalkan suatu tahap prestai untuk jangka masa tertentu. Penilaian prestasi yang boleh dipercayai dapat memberikan maklumat yang lebih baik.

§     Mengukur Prestasi Sebenar

Untuk mengukur prestai sebenar pekerja, maka perlulah kita mendapatkan segala bentuk maklumat berkaitannya. Oleh itu, beberapa perkara yang perlu diambil perhatian termasuklah siapakah yang akan melakukan penilaian, bias penilai, dan kaedah penilaian.

Menentukan siapa yang patut menilai seseorang pekerja bukanlah sesuatu yang mudah terutama bagi pekerjaan yang kompleks hinggakan adakalanya tidak mencukupi jika seoranng sahaja  yang membuat penilaian. Ini bermakna bukan pengurus sahaja yang boleh melakukan penilaian, bahkan terdapat beberapa individu lain yang boleh menilai prestasi seseorang pekerja.

i)        Pengurus

Pengurus adalah orang yang paling sesuai untuk melakukan tugas ini kerana beliau sebagai penyelia sepatutnya tahu kerja yang dilakukan oleh subordinatnya. Adakalanya pengurus terpaksa melakukan kerja-kerja lain yang menjadikan beliau tidak sempat untuk memerhati semua kerja yang dilakukan oleh subordinatnya. Oleh itu, beliau terpaksa bergantung kepada rekod-rekod dan buku-buku log pekerjaan dalam membuat penilaian prestasi.

ii)      Diri Sendiri

Adakalanya pekerja dikehendaki untuk menilai diri mereka sendiri dengan mengisi borang penilaian prestasi untuk memastikan mereka sendiri terlibat dalam penilaian prestasi. Namun begitu, para pengkritik mengatakan bahawa orang yang menilai diri sendiri cenderung untuk menilai diri mereka dengan lebih baik. Maka, kaedah ini adalah lebih sesuai untuk tujuan pembangunan diri sahaja.

iii)    Subordinat

Penilaian oleh subordinat selalunya digunakan oleh para pengurus untuk mengetahui pendapat subordinat tentang  diri mereka. Subordinat adalah ornag paling sesuai untuk menilai pengurus dari segi kepimpinan, komunikasi, delegasi autoriti dan sebagainya. Walaubagaimanapun, tidak ramai pengurus yang ingin melaksanakan penilaian melalui subordinat kerana seolah-olah memberi kuasa kepada pekerja terutama sekali jika maklumat yang digunakan bertujuan untuk kenaikan pangkat. Namun sekiranya maklumat penilaian hanyalah semata-mata untuk pembangunan, pengurus adalah lebih bersedia untuk mengunakannya.

iv)    Rakan sekerja

Rakan sekerja yang sama taraf dengan pekerja yang dinilai juga menjadi input kepada penilaian prestasi kerana mereka ini sering berinteraksi dengan individu tersebut. Oleh itu, mereka dapat mengenal pasti kemahiran, interpersonal dan kepimpinan, serta kelemahan dan kekuatan yang  dimiliki. Namun begitu, kaedah ini jarang digunakan kerana ia ditakuti akan dijadikan sebagai satu cara untuk mendapatkan kepopularitian seseorang ataupun rakan sekerja mungkin menggunakannya sebagai cara untuk membalas dendam kepada rakan mereka.

v)      Pasukan

Penilaian oleh pasukan kerja adalah berasaskan konsep TQM yang menggalakkan bekerja dalam satu pasukan. Ahli–ahli pasukan adalah rakan sekerja yang bekerjasama dan rapat antara satu sama lain. Biasanya hasil kerja berpasukan adalah sukar ditentukan bahagian mana yang dilakukan oleh individu tertentu. Oleh yang demikian, penilaian pasukan adakalanya dilakukan untuk menilai hasil kerja pasukan secara keseluruhan dan pengiktirafan pun diberikan kepada kerja pasukan dan bukan prestasi individu.

vi)    Pelanggan

Pelanggan boleh dibahagikan kepada dua jenis iaitu pelanggan dalaman dan pelanggan luaran. Pelanggan dalaman adalah mereka yang berada dalam organisasi yang bergantung kepada hasil kerja pekerja yang dinilai, manakala pelanggan luaran adalah pelanggan yang membeli  dan menggunakan produk dan perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi. Kedua-dua jenis juga merupakan sumber yang menjadi semakin penting dalam memberikan maklumat penilaian. Ini juga adalah berdasarkan  konsep TQM yang mementingkan kepuasan pelanggan.

vii)  Penilaian 360 Darjah

Semenjak kebelangan ini, penilaian 360 darjah semakin mendapat perhatian majikan yang mahu meningkatkan kelebihan bersaing melalui sumber manusia. Penilaian 360 darjah bermaksud penilaian prestasi seseorang pekerja itu dilakukan oleh semua individu yang telah disebut iatu pengurus, diri sendiri, rakan sekerja, subordinat dan pasukan serta pelanggan. Ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas yang lebih menyeluruh tentang prestasi seseorang pekerja.

§  Faktor Penyebab Kesilapan Penilaian

►   Ralat Kesahan Halo

►   Ralat Sikap Pemurah

►   Ralat Sikap Tegas

►   Ralat Kecenderungan Menengah

►   Ralat Perbandingan

►   Ralat Persamaan

8.6       KAEDAH PENILAIAN:

Setakat ini kita telah pun faham betapa pentingnya penilaian prestasi yang baik. Bahagian ini pula akan membincangkan dengan lebih spesifik beberapa kaedah yang boleh digunakan dalam membentuk sebuah alatan untuk penilaian prestasi. Umumnya, kaedah-kaedah penilaian prestasi ini boleh diklasifikasikan kepada tiga bentuk pengukur iaitu pengukur sifat, pengukur gelagat dan pengukur hasil.

8.6.1        Kaedah Sifat

Kaedah ini bertujuan untuk mengukur sejauhmana seseorang pekerja itu memiliki ciri-ciri yang tertentu yang dilihat sebagai penting dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan seperti  inovasi, kreativiti, kepimpinan dan kesetiaan. Contoh alatan untuk mengukur prestasi yang mengukur kaedah sifat  ialah:

a.            Kaedah Esei

§    Memerlukan penilai membuat  satu atau beberapa kenyataan yang menceritakan tentang individu yang dinilai.

§    Biasanya kenyataan ini adalah berkaitan dengan kelemahan, kekuatan, prestasi lalu, potensi dan cadangan untuk menambahbaikan individu yang dinilai.

§    Kaedah ini sangat subjektif  dan tidak berstruktur, proses penilaian mengambil masa lama. Oleh itu, kaedah ini sering digunakan bersama dengan kaedah lain seperti kaedah perkadaran.

c.      Kaedah Pilihan Terpaksa

§    Memerlukan penilai membuat pilihan terhadap dua atau beberapa kenyataan yang mana pilihan-pilihan tersebut mempunyai tahap kebaikan atau keburukan yang kelihatan hampir serupa. Kenyataan tersebut selalunya dapat membezakan prestasi yang baik dengan yang tidak baik.

b.            Kaedah Skala Perkadaran Grafik

§    Setiap  ciri atau sifat yang hendak dinilai akan diberi suatu skala dan pekerja yang dinilai akan dinilai berdasarkan skala ini.

§    Contoh alatan yang menggunakan kaedah ini akna ditunjukkan melalui gmabarajah 8.2.

§    Lebih mudah dinilai kerana ciri yang hendak dinilai telah dinyatakan, dimensi prestasi dan tahap pencapaian untuk ciri tersebut telah dikenalpasti.

Kemahiran bahasa (sila tandakan Ö dalam petak yang berkenaan)
Bahasa	Fasih			Tulisan
	Fasih	Sederhana	Kurang Fasih	Fasih	Sederhana	Kurang Fasih
Bahasa Melayu
Bahasa Inggeris
Bahasa Lain (Nyatakan)

Jadual 8.2 : Contoh Skala Perkadaran Grafik

8.6.2        Kaedah Gelagat 

Satu pendekatan yang mampu untuk memberikan maklumat berorientasikan tindakan. Oleh yg demikian, sangat sesuai untuk sistem penilaian prestasi yang digunakan untuk pembangunan pekerja. Antara kaedah yang digunakan:

1. Kaedah Kejadian Genting (Critical Incident Method)

§  Kaedah ini memerlukan penilai menumpukan perhatian terhadap gelagat yang dianggap  kritikal dalam membezakan prestasi yang baik dan kurang baik.

§  Merekod setiap gelagat  bagi dijadikan asas untuk menilai prestasi seseorang pekerja.

§  Kelebihan: menilai prestasi berdasarkan apa yang dilakukan oleh  individu tersebut.

§  Memerlukan penilai membuat pemerhatian untuk tempoh yang lama sebelum penilaian dapat diberikan.

2. Kaedah Senarai Semak Gelagat (Behavioral Checklist)

§  Menggunakan senarai kenyataan berkaitan pelbagai bentuk gelagat pekerjaan dan penilai dikehendaki menanda kenyataan yang beliau percaya dapat menjelaskan tentang gelagat kerja orang yang dinilai.

3. Kaedah Perkadaran Berasaskan Gelagat ( Behaviorally Anchored Raying Scales) BARS

§  Merupakan satu teknik berasaskan kejadian genting.

§  Gambarajah 8.3 merupakan satu contoh skala BARS yang berkaitan satu dimensi pekerjaan yang boleh digunakan untuk mengukur keberkesanan pengurus jualan.

§  Untuk tujuan penilaian prestasi, beberapa dimensi pekerjaan yang boleh digunakan perlulah dikenalpasti dan bagi setiap dimensi pekerjaan ini beberapa kenyataan tentang gelagat yang berkaitan akan dibentuk.

§  Oleh yang demikian, bagi membentuk BARS, sejumlah besar kejadian genting yang mewakili gelagat berkesan dan gelagat kurang berkesan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan haruslah dikumpul.

Gambarajah 8.3 : Contoh Skala Perkadaran Berasaskan Grafik

4. Pusat Penilaian (Assessment Centre)

§  Lebih banyak digunakan dalam proses pemilihan dan kenaikan pangkat.

§  Untuk mengukur penilaian prestasi diperingkat pengurusan.

§  Di Pusat Penilaian, pekerja yang dinilai ditugaskan membuat pelbagai aktiviti seperti memainkan peranan, perbincangan kumpulan, dan sebagainya.

5. Skala Pemerhatian Gelagat ( Behavior Observation Scale)

§  Juga berasaskan kejadian genting.

§  Dibentuk untuk mengukur berapa kerap sesuatu gelagat yang diingini dilakukan oleh seseorang pekerja.

§  Contoh BOS adalah seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 8.4 seperti di bawah.

Jadual 8.4 : Contoh Skala  Pemerhatian Gelagat

Membuat jualan kepada pelanggan
1. Menerangkan tentang produk dengan terperinci kepada pelanggan	Tidak pernah dilakukan	1	2	3	4	5	Sering dilakukan
2. Menjawab segala soalan pelanggan dengan jelas.	Tidak pernah dilakukan	1	2	3	4	5	Sering dilakukan
3. Mendapatkan maklumbalas dari pelanggan	Tidak pernah dilakukan	1	2	3	4	5	Sering dilakukan
4. Mendengar masalah yang dihadapi oleh pelanggan	Tidak pernah dilakukan	1	2	3	4	5	Sering dilakukan

8.6.3        Kaedah Hasil  

Selain daripada menilai prestasi berdasarkan gelagat dan sifat, terdapat juga organisasi yang menilai prestasi pekerja mereka berdasarkan pencapaian pekerja ataupun hasil kerja mereka. Antara perkara yang dinilai apabila kaedah adalah jumlah jualan bagi jurujual, output pengeluaran dan seumpamanya bagi lain-lain jenis pekerjaan. Oleh kerana dinilai berdasarkan hasil kerja, kaedah ini banyak meletakkan tanggungjawab pada bahu pekerja. Ini merupakan satu bentuk penurunan kuasa (empowerment) yang mampu meningkatkan motivasi pekerja. Namun, kaedah ini mempunyai banyak kelemahan. Antara kelemahan tersebut ialah:

1.                  Pencemaran kriteria: seringkali tercemar oleh faktor2 di luar kawalan pekerja.

2.                  Galakkan pekerja tumpu pd penting produktiviti jangka pendek dan bukannya objektif jangka panjanng.

3.                  Tidak dapat melihat faktor2 seperti inisiatif, kerjasama dan penyesuaian yg mungkin penting dlm pelaksanaan sebuah pekerjaan.

8.7      KESIMPULAN

Ringkasnya, penilaian prestasi merupakan satu proses yang penting dalam pengurusan sumber manusia. Penilaian prestai umumnya dilaksanakan untuk dua tujuan utama iaitu pentadbiran organisasi dan pembangunan pekerja. Terdapat pelbagai kaedah dan teknik yang boleh digunakan oleh organisasi dalam menilai prestasi para pekerjanya. Namun begitu, yang paling penting sekali adalah temubual penilaian prestai kerana melalui temubual ini pekerja akan lebih memahami tentang tugas mereka, dan tahap prestasi yang diharapkan oleh organisasi ke atas mereka. Dengan itu, mereka tahu apa yang perlu dilakukan bagi meningkatkan prestai mereka dan justeru itu mencapai matlamat organisasi.